Висвітлення обов’язкової документації на сайтах міських рад

Як на сайтах обласних рад, так і на сайтах міських рад найслабкішим місцем у висвітлені інформації залишається  наявність та порядок розміщення обов’язкової документації. Нажаль, у деяких випадках, якщо на сайті присутні певні документи, вони є недоступними. Причиною їх недоступності є:
 

• – відсутність коректно працюючої пошукової системи чи взагалі її відсутність;
• – відсутність логічної структури подання інформації.

Виходячи з цього, пропонуємо низку рекомендацій щодо покращення доступності до документації, використовуючи вже реалізовані практики на деяких сайтах міських рад обласних центрів.
1. Необхідно забезпечити офіційні сайти окремим інструментом «Пошук документів». Якщо загальна «Пошукова система» і присутня, то не завжди може виконувати функцію пошуку саме документів, видаючи на певний запит велику кількість зайвої інформації. Такий інструмент повинен мати окремі унікальні поля, наприклад: пошук по даті, за період, ключові слова з назви документу, ключові слова з тексту документу, окремий пошук серед рішень ради чи рішень виконкому тощо.
2. Враховуючи велику кількість таких документів як: проекти рішень, які виносяться на обговорення, рішення ради, рішення виконкому, розпорядження голови, перелік дозвільних документів – бажано створювати окремий самостійний ресурс.
3. Не бажано розміщувати обов’язкові документи, як додаткові посилання у рішеннях ради. Враховуючи велику кількість рішень ради та виконкому дуже важко знайти такий документ.
Слід створювати окремі логічні розділи на головній сторінці сайту для розміщення обов’язкової документації чи розміщувати певні документи у тих розділах, де вони доречні за тематикою існуючого розділу. Такі документи як: «Статут міста», «Генеральний план міста», «Правила забудови міста» – логічно розмістити у розділі «Відомості про місто»; документи «Бюджет міста на поточний рік», «Щоквартальні довідки», «Звіти про виконання бюджетів» – внести до окремого розділу. Те ж саме слід зробити з документами, що відносяться до «Програми соціально-економічного розвитку»; місцеві та державні програми, звіти про їх виконання також потребують окремого розділу. Звіти міського голови можна розмістити у розділі «Міський голова» поряд з біографічними даними, графіком прийомів та ін. Розділ «Міська рада» можна знайти на кожному сайті, але не в кожному такому розділі є: «Регламент роботи ради», «Плани роботи ради», «Порядок денний». У таких розділах або підрозділах як: «Виконавчий апарат», «Постійні та інші комісії», «Секретаріат», «Управління та відділи» – необхідно розміщувати відповідні документи положень.
Як приклад вирішення вищезазначених проблем у висвітленні обов’язкової документації можна привести опис наступного сайту.

Офіційне представництво Вінницької міської ради. (http://www.vmr.gov.ua/ )

Цей сайт має як інструмент «Загальна пошукова система», так і додатковий інструмент «Детальний пошук», який дозволяє шукати інформацію по окремих розділах. Серед основних розділів, які розміщені на головній сторінці є розділ «Нормативні акти» та окремий розділ «Регуляторна політика». Розділ «Нормативні акти» складається з підрозділів: Розпорядження міського голови >>, Рішення виконкому >> Рішення міської ради >> Проекти для обговорення >> Діючі програми Вінницької міської ради >>, у кожному підрозділі відображено відповідні списки документів з можливістю переглянути чи скачати. Підрозділ «Рішення міської ради» впорядковано по окремих підрозділах: Торгівля та сфера послуг >>, Міське господарство>>, Транспорт і зв’язок >>, Фінансування та бюджет >>, Архітектура та містобудування >>, Земельні ресурси >>, Органи самоорганізації населення >>, Комунальне майно >>, Соціальні питання >>, Молодь, сім’я та туризм >>, Громадські ініціативи >> .
Крім того на головній сторінці розділу «Нормативні акти» вказано посилання на самостійний ресурс (http://doc.vmr.gov.ua/) «Документи міської ради». Головна сторінка містить:

• – «Нові надходження рішень ради»;
• – «Нові надходження рішень виконкому»;
• – повний впорядкований перелік «Алгоритмів дозвільних процедур», який нараховує 58 папок;
• – посилання на ресурси, де можна закачати необхідні програми для перегляду та друку файлів і документів;
• – свій окремий інструмент пошуку.

Також цей ресурс дозволяє завантажити та переглянути всі рішення ради та архів рішень ради за інші роки. Те ж саме стосується й рішень виконкому та розпоряджень голови ради (всі переліки документів завантажуються у окремі вікна).
Слід також звернути увагу на розміщення інших документів на цьому сайті. По-перше, на сайті є інструмент «Мапа сайту», який надає можливість швидко зорієнтуватися у структурі розміщення інформації. Головна сторінка містить:

• – «Порядок денний чергової сесії міської ради», рубрика «Актуально»;
• – розділ «Місто Вінниця» у якому розміщені «Статут міста» та «Генеральний план міста»;
• – розділ «Міська рада» де можна знайти: «Графік засідань постійних комісій», «Положення про постійні та інші комісії», «Положення про секретаріат», «план роботи міської ради», «Перелік питань до чергової сесії» та перелік питань попередніх сесій;
• – розділ «Управління та відділи» містить інформацію про кожний відділ та управління, де інформацію зібрано у відповідні підрозділи. У кожному з них присутнє «Положення про відділ чи управління». У деяких підрозділах розміщено відомості про місцеві та державні програми міської ради, перелік дозвільних документів та документів необхідних для отримання послуг чи пільг. Підрозділ «Управління містобудування та архітектури» серед інших має підрозділи: «План зонування міста Вінниця», «Правила забудови та використання територій міста», «Генеральний план міста». Підрозділ «Фінансове управління» містить підрозділ «Звіт про виконання бюджету», де розміщено щоквартальні звіти та за минулі роки;
• – розділ «Освіта міста», який містить тематичні програми.

Загалом, сайт має дуже чітку, продуману структуру і зорієнтований на потреби простих користувачів.
Корчинський Сергій,
інформаційний менеджер проекту «Інституційна підтримка організації 2008-2010 рр.» за фінансової підтримки Фонду Чарльза Стюарта Мотта.